Visit Pori Oy:n asiakasrekisterin tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Visit Pori Oy
c/o Porin kaupunki, PL 121
28101 Pori
02-6217900
info@visitpori.fi
Y-tunnus: 1519270-3
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Jonna Vainio, toimitusjohtaja
Visit Pori Oy
c/o Porin kaupunki, PL 121
28101 Pori
0447017905
jonna.vainio@pori.fi
Visit Pori Oy on tullut tietosuojaselvityksessään siihen tulokseen, että sen ei tarvitse nimetä erillistä tietosuojavastaavaa.
3. Rekisterin nimi
Visit Pori Oy:n asiakasrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus
Tämän rekisterin tarkoituksena on mahdollistaa Visit Pori Oy:n verkkokauppa-alustojen avulla verkossa tapahtuva kaupankäynti sekä Visit Pori Oy:n toimistolta käsin tapahtuva kaupankäynti, kuten esimerkiksi tilaustietojen, laskutustietojen, maksuvahvistustietojen tai käsittelytietojen välittäminen kauppiaan ja asiakkaan välillä. Tämän lisäksi rekisterin tarkoituksena on asiakaspalvelun edellyttämien yhteydenottojen mahdollistaminen ja asiakassuhteen ylläpito sekä suoramarkkinointi silloin, kun asiakas ei ole sitä kieltänyt.
Käsittely perustuu sopimukseen. Asiakkaan oikeutetun edun vuoksi henkilötietoja käsitellään huolellisesti ja tarvittaessa siirretään yhteistyökumppaneille palveluiden toimivuuden varmistamiseksi ja viranomaismääräysten mukaisesti. Visit Pori Oy säilyttää asiakkaiden matkatiedot voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Tietoja, joita tarvitaan näiden ajankohtien jälkeen asiakassuhteen hoitamiseen, säilytetään asiakasrekisterissä 10 vuoden ajan, ellei rekisteröity käytä rekisteristä poisto-oikeuttaan.
5. Rekisterin tietosisältö
Etu- ja sukunimi
Osoite
Postinumero ja -toimipaikka
Puhelinnumero
Sähköpostiosoite
Asiakaspalautteiden käsittelyä varten varauksen tapahtumatiedot.
Yksityismajoittajilta kysytään lisäksi: henkilötunnus, tilinumero, majoittajan antamat asunnon tiedot ja kuvat asunnosta.
Matkailupalvelujen varaajilta kysytään tarvittaessa: mahdolliset erikoisruokavaliot / ruoka-aineallergiat, mahdolliset liikkumarajoitteet, kieli, tiedot asiakkaan tilaamista palveluista, työnantaja.
Yrityksiltä kysytään lisäksi: Yrityksen nimi, laskutusosoite ja y-tunnus.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot kerätään joko verkkopalveluiden sähköisillä lomakkeilla tai puhelimitse, kasvotusten tai sähköpostitse asiakkaalta. Asiakkaat syöttävät tiedot henkilökohtaisesti tilatessaan Visit Pori Oy:n verkkokauppa-alustoilta tai rekisteröityessään alustoille (ml. yksityismajoituksen majoittajaksi ilmoittautumislomake). Asiakas antaa varauksen yhteydessä muiden osallistujien tiedot omalla ja toisten osallistujien suostumuksella.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Yhteistyökumppaneille (esim. laiva-, lento- ja linja-autoyhtiöt, hotellit, yksityismajoittajat ja -majoittujat sekä tarvittaessa ravintolat) luovutetaan vain kunkin tahon tarvitsemat tiedot järjestelyiden toimivuuden varmistamiseksi. Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, muutoin kuin edellä sanotussa tarkoituksessa ja Suomen lainsäädännön vaatimusten mukaisesti. Tietoja toimitetaan viranomaisille Suomen lainsäädännön ja kohdistetun kyselyn mukaisesti.
Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
A. Manuaalinen aineisto
Visit Pori Oy huolehtii toimitilojensa turvallisuudesta sisäisen tietosuojaohjeistuksensa mukaisesti. Visit Pori Oy:n henkilökuntaa ohjeistetaan ja opastetaan aktiivisesti tietosuoja-asetukseen liittyvissä asioissa. Jos ATK:lle tallennetusta rekisteristä tulostetaan manuaalista aineistoa, aineisto säilytetään lukitussa tilassa ja rekisterinpitäjällä ja lain määräämillä viranomaisilla on ainoastaan aineiston käyttöoikeus.
B. ATK:lle talletetut tiedot
Visit Pori Oy säilyttää tietoja asiakkuuteen ja markkinointiin liittyvissä järjestelmissä. Visit Pori Oy:n henkilökunta kirjautuu eri järjestelmiin henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin.
Asiakasrekisterin alarekisterit sijaitsevat Aptual Commerce Oy:n sekä Porin kaupungin palvelimilla, jotka on sijoitettu valvottuihin palvelinkeskuksiin. Täydellisiin rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä sekä Aptual Commerce Oy:n ja Comgate Oy:n tekninen ylläpitohenkilöstö. Johku-palvelun hankkineella kauppiasasiakkaalla on pääsy tämän Johku-verkkokaupasta tilanneiden asiakkaiden antamiin henkilötietoihin kaupankäynnin vaatimassa laajuudessa.
9. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja Visit Pori Oy:n asiakasrekisteriin on talletettu. Tarkastusoikeus on kerran vuodessa maksuton. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona.
10. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen
Rekisteröity voi vaatia virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista. Korjaamispyyntö on syytä tehdä kirjallisesti ja riittävän yksilöidysti.
11. Muut mahdolliset oikeudet
Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Visit Pori Oy:lle. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
12. Yhteydenotot
Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä Visit Pori Oy:hyn.
Visit Pori Oy voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.
Tarkastus-, korjauspyynnöt ja kiellot itseään koskevien tietojen käsittelystä osoitetaan:
Visit Pori Oy
c/o Porin kaupunki, PL 121
28101 Pori
Evästeet
Tämä sivusto käyttää evästeitä (cookies). Sivusto lähettää selaimelle pienen tiedoston, joka tallentuu tietokoneen kovalevylle. Käytössä on sekä (väliaikaisia) istuntotunnus-evästeitä, jotka sulkeutuvat, kun suljet Internet-selaimen, että pysyviä evästeitä, jotka tallentuvat tietokoneen kovalevylle. Evästeen tarkoituksena on parantaa käyttökokemusta sivustolla. Jos olet rekisteröitynyt käyttäjä, eväste hallinnoi myös sisäänkirjautumista ja pääsyä sivuille, jotka on tarkoitettu vain rekisteröityneille käyttäjille. Evästeiden avulla voidaan seurata ja tarkastella käyttäjän mielenkiinnon kohteita ja vaikuttaa tätä kautta palvelun käytettävyyteen. Internet-selaimet pääsääntöisesti hyväksyvät evästeet automaattisesti. Tarvittaessa evästeiden käytön voi poistaa selaimen asetuksista, jolloin osa toiminnallisuuksista poistuu.
Mainontaevästeitä voidaan käyttää auttamaan mainoskokemuksen optimointiin palvelun käyttäjälle. Jotkut kolmannen osapuolen toimittajat, myös Google, saattavat myös käyttää evästeitä tai verkkojäljitteitä (1 pikselin kuvatiedosto) parantaakseen mainoskokemusta.
Evästeiden ja verkkojäljitteiden avulla kerätyt tiedot eivät sisällä käyttäjän henkilötietoja. Verkossa suoritettuja toimintoja ei voida sen avulla liittää tiettyyn henkilöön.
Päivitetty: [5.12.2023]